PIM und MAM

04.02.2025 | Thomas Kern
 

Im Marketing werden schon seit den 90ern Bilddatenbanken zur Verwaltung der unzähligen Bilddateien eingesetzt. Mit diesen Systemen konnte man auch bereits Dokumente und Videos verwalten, prinzipiell alle Arten von Dateien. Der Begriff Bilddatenbank ist heute nicht mehr gebräuchlich, man spricht stattdessen von MAM (Media Asset Management) oder DAM (Digital Asset Management). Im Kontext von PIM ist das MAM/DAM jedenfalls entscheidend, denn die Fotos, Grafiken, Zeichnungen, Dokumente und Videos sind ein Hauptbestandteil der Produktinformationen.

Einsatz eines Drittsystems oder vollintegriertes MAM/DAM?

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Die bestmögliche Entscheidung kann das Unternehmen treffen, wenn man die Vor- und Nachteile im Kontext des Bedarfes abwägt.

Vollintegrierte Systeme haben den Vorteil, dass die Bedienung einheitlich ist, die Oberfläche für den Anwender somit einfach erlernbar ist. Da die Integration bereits auf der Datenebene stattfindet, ist die Konsistenz der Daten zu 100% gegeben. Drittsysteme haben dagegen den Vorteil, dass sie sich voll und ganz auf ihr Metier konzentrieren und somit den größten Funktionsumfang bieten können („best of breed“).

Drittsysteme haben den Nachteil, dass sie über eine Schnittstelle mit dem PIM verbunden werden müssen. Das ist natürlich auf Anwendungsebene technisch einfach möglich. Konzeptionell muss jedoch immer definiert werden, welche Daten in welchem System führend sind (sog. Datenhoheit). Die Aufteilung von Datenhoheiten auf zwei Systeme führt naturgemäß zu Reibungsverlusten, weil bspw. der Import oder die Konvertierung und Bearbeitung einer Datei nur im Drittsystem möglich ist, die Zuordnung zu den Produkten oder Kategorien dagegen nur im PIM. Ein Wechsel zwischen den Anwendungen PIM und MAM ist daher ständig notwendig. Weiterhin ist – technisch gesehen – eine Schnittstelle immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden und bei Updates oder bei Problemen sind ebenfalls immer Abstimmungen auf beiden Seiten notwendig.

Oft ist es übrigens auf den ersten Blick nicht ganz offensichtlich ob das MAM integriert ist oder als Drittsystem eingebunden ist. Wenn man nicht sicher ist, dann hilft es zu fragen, ob es reicht 1 Datenbanksystem zu installieren oder ob 2 Datenbanksysteme erforderlich sind. Zwei Datenbanksysteme bedeutet nämlich dass ein Drittsystem eingebunden ist.

Typische MAM/DAM-Funktionen

Falls es Funktionen gibt, die Must-have sind und die das vollintegrierte MAM nicht liefern kann, dann führt eh kein Weg an einem Drittsystem vorbei. Folgende eine Funktionsliste für typische Anforderungen, die als Usecases hierfür betrachtet werden sollten:

• Import beliebiger Bilddateien, Zeichnungen, Dokumente und Videos, auch massenweise
• Konvertierung für typische Formate, bspw. psd, tif, jpg, png, webp, eps,
  und Parameter wie Breite, Höhe, Farbraum, Farbtiefe
• Verwaltung von Sprachvarianten
• Verwaltung von Versionen
• Verwaltung von Metadaten, Schlagworten und Gültigkeiten (Datum, Land)
• Kategorisierung, u.a. zur Steuerung der Darstellung auf Webseiten, Dokumenten usw.
• Volltextsuche und genaue Suche mit Kachelansichten zur Auswahl
• Verwendungsnachweise
• Verwaltung von Texten in Grafiken, Bildlegenden und Kommentaren
• Freigabesteuerung
• Zuordnung zu Produkten, Merkmalen, Publikationen usw., u.a. auch automatische
• Zuordnungen anhand von Regeln
• Erstellung von Bildausschnitten, manuell oder automatisch via Fokuspoint
• Adobe-Plugins für Photoshop, Illustrator und InDesign
• Bereitstellung für verschiedene Kanäle, wie Website, Shop, Social Media und Print
• Merklisten, Downloadfunktionen, Downloadlinks, Content Delivery Network
• Medienportal bzw. Information Service für Lese-User im Unternehmen und Partner

Fazit

Es braucht glaub kaum zu erwähnt werden, dass ein vollintegriertes System am einfachsten und effizientesten ist. Ob es auch wirklich effektiv ist, in Bezug auf die Funktionalität, muss anhand der individuellen Anforderungsliste abgeklopft werden. Falls es Must-have Anforderungen gibt, die das integrierte MAM nicht liefern kann, ist der Nutzen abzuwägen.

Übrigens: Falls man nicht auf der grünen Wiese startet und bereits ein tief verankertes und gepflegtes MAM-System hat, muss dies natürlich mit in die Waagschale geworfen werden. Eine Portierung und Datenmigration bedeutet natürlich Aufwand und kann dann ebenfalls dafür sprechen das Drittsystem weiterhin einzusetzen.

Ich denke mit diesem Fahrplan und den Tipps können Sie die richtige Entscheidung treffen. Und um Ihnen etwas Sorge zu nehmen: Sobald Sie ein MAM einsetzen, gleich ob integriert oder als Drittsystem, haben Sie die größte Arbeit geschafft und sind gut aufgestellt um sich in die eine oder andere Richtung neu zu entscheiden.