PIM und ERP – ein untrennbares Team für die Produktkommunikation

08.01.2025 | Autor: Thomas Kern

In Projekten höre ich anfänglich oft, dass die ERP-Stammdaten nicht im Marketing verwendet werden können. Weil die Schreibweisen nicht marketinggerecht sind, die Daten nicht richtig gepflegt sind oder die Strukturen zu kompliziert sind. Wenn man dann genauer nachfragt, stellt man fest, dass es einen PIM-relevanten Teil an Stammdaten gibt, der für bestimmte Aufgaben sehr nützlich ist. 

PIM-relevante Stammdaten aus dem ERP-System

Dass die Artikelnummer aus dem ERP übertragen werden soll ist sofort ersichtlich. Und das PIM-System sollte so flexibel sein die Begrifflichkeit im Unternehmen anzupassen: In SAP spricht man bspw. von Materialnummer, in proALPHA von Teilenummer. Strittig ist dann bereits die Bezeichnung zum Artikel. Die Bezeichnungsfelder sind in den ERP-Systemen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt und manchmal gibt es mehrere Bezeichnungen (Bez1, Bez2 usw.). Schließlich findet man immer auf eine Lösung; auch wenn die Bezeichnung zum Kunden hin nicht verwendet werden kann oder überarbeitet werden muss. Teilweise sind die Bezeichnungen übrigens sprachneutral, das sollte das PIM-System beherrschen um unnötige Übersetzungsarbeiten zu vermeiden.

Also jetzt haben wir bereits zwei wichtige Felder, welche im Unternehmen zur Identifikation der Artikel dienen und sicherlich nicht doppelt gehalten werden sollen. Jetzt geht es an die Fleißarbeit mit den Stammdatenfeldern. PIM-relevant sind bspw. EAN, Gewicht, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Artikelstatus, Basismengeneinheit, Verpackungsmaße, Auslaufdatum, Nachfolgeartikel. Das sind sehr wichtige Daten für die Logistik, welche in Preislisten, Katalogen, BMEcat usw. benötigt werden. Hierbei ist es aus meiner Erfahrung sinnvoll die Felder im PIM-System 1:1 wie im ERP-System anzuwenden, insbesondere auch Einheitencodes, das vereinfacht die Abstimmungen und das Verständnis. Und bitte: keine leeren Felder übertragen.

Technische Daten aus dem ERP-System

Teilweise werden im ERP-System auch die technischen Daten gepflegt. Dazu wird typischerweise eine Klassifizierung eingesetzt und die technischen Daten produktspezifisch verwaltet. Das Gleiche kann auch im PIM gemacht werden, dazu ist ja eigentlich auch das PIM da. Ich will jetzt nicht auf die Vor- und Nachteile ERP vs. PIM eingehen. Denn wenn der Kunde sich für die Klassifizierung im ERP-System entschieden hat, dann ist es auch zwingend notwendig auch diese Daten zu übertragen. Der Datenumfang dieser Daten kann beträchtlich sein. Mehrere Zehntausende, Hunderttausende und mehr Artikel mal die Anzahl der Produktmerkmale: Da kommt man schnell auf mehr als 1 Million Datensätze. Und die Schnittstelle muss hier so flexibel sein, dass neue Merkmale auch implizit im PIM-System identisch angelegt und aktualisiert werden. Ein Punkt noch: Aus meiner Erfahrung sollen die technischen Daten aus dem ERP-System im Marketing angepasst („verschönert“) werden. Hierzu kann das PIM-System beitragen, indem es ein Mapping der Werte anbietet, textuell aber auch in bildlicher Form, bspw. Icons zu Zulassungswerten.

Verpackungsdaten aus dem ERP-System

Verpackungsdaten sind eine Nummer für sich. Da wird es dann schon etwas komplizierter. Bestimmte Verpackungen können nämlich für viele Artikel eingesetzt werden, bspw. eine bestimmter Beutel, Karton, Palette, Container. In diese bestimmte Verpackung passen unterschiedlich viele Artikel rein, was zu einem unterschiedlichen (berechenbaren) Gewicht für bestimmte Artikel führt. Bestimmte Verpackungen mit Artikeln erhalten häufig eine eigene EAN. Die Verpackung selbst hat wiederum spezifische Verpackungsdaten wie die Breite, Höhe, Tiefe, das Verpackungsgewicht (Tara) und das Verpackungsvolumen. In SAP hat man dann noch Berechnungen mit Zähler und Nenner durchzuführen. Und gerne wird auch ermittelt, welches die jeweils kleinste Verpackung bzw. die Verpackungsstufen für einen Artikel sind. Last but not least werden für unterschiedliche Zwecke auch unterschiedliche Verpackungscodes benötigt. Ich garantiere, wenn man das Verpackungsthema im Griff hat wird der Arbeitsalltag wesentlich angenehmer :-)

Verkaufsorganisations- und werkspezifische Daten aus dem ERP-System

Das ist ein Thema für Fortgeschrittene, welches teilweise erforderlich ist um Stammdaten richtig zu kommunizieren: Bestimmte Stammdaten können von der Verkaufsorganisation oder dem Werk abhängig sein. Beispielsweise der Artikelstatus, das Ursprungsland, die Zolltarifnummer, das Auslaufdatum und natürlich die Preise.

Preisdaten aus dem ERP-System

Natürlich ist das ERP-System führend was die Preisdaten betrifft, auch wenn gelegentlich diskutiert wird, ob bestimmte Preise, beispielsweise von Ländern welche nicht am ERP-System angedockt sind, direkt importiert werden sollen. Preise sind wie bereits oben erwähnt abhängig von der Vertriebslinie. Hier ist dann zu definieren, welche der Preislisten PIM-relevant sind, unter anderem länderspezifische Preislisten und Kundenpreislisten. Es ist zu berücksichtigen, dass es aktuelle Preise gibt und auch schon zukünftige Preise, weil beispielsweise schon Preislisten für das nächste Jahr im Marketing erstellt werden müssen. Neben dem Bruttolistenpreis spielen dabei verschiedene weitere Preisdaten eine Rolle: Gültigkeit, Preiseinheit, Preismengeneinheit. 

Daten aus dem PIM für das ERP-System

Jetzt haben wir viel über Daten aus dem ERP-System gesprochen. Sobald das PIM-System richtig in Betrieb ist, kommen auch Wünsche in die andere Richtung auf. Da soll beispielsweise ein Produktbild zur Voransicht übertragen werden oder Verkaufstexte in den notwendigen Sprachen, welche im PIM einfach generierbar sind. In weiteren Schritten werden auch Etikettendaten angefragt. 

Technische Anbindung

Die Daten aus dem ERP-System werden im XML-Format übertragen, entweder direkt als Dateien oder über REST-API-Schnittstellen. Letzteres wird gerne im Umfeld von Cloudlösungen eingesetzt. Teilweise müssen Daten aus verschiedenen ERP-Systemen der Länder importiert werden. Meist werden die Daten nächtlich vollständig übertragen, möglich ist auch ein sogenannter Deltaexport oder sogar eine artikelbezogene synchrone Schnittstelle. Typischerweise wird der Artikelanlageprozess über das ERP gesteuert, teilweise über das PIM – jedenfalls muss hier eine 100 % Automatisierung sichergestellt werden! 

Fazit

Eine Anbindung an das ERP ist dringend zu empfehlen. Sollte das zu Beginn nicht möglich sein, weil gerade eine ERP-Umstellung in Gang ist oder die IT keine Zeit hat, dann bitte die Strukturen so ERP-konform definieren, dass jederzeit eine Anbindung möglich ist. Es sind zugegebenermaßen keine Daten die das Marketingherz höherschlagen lassen. Wenn man jedoch immer gleich die neuen Artikel parat hat oder beispielsweise ein Feld wie den Artikelstatus im PIM-System jederzeit aktuell vorliegen hat, erleichtert das die Arbeit ungemein.